10 Tipps für geschmeidigere Workflows in Smartsheet Resource Management (2024)

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen 10„Geheimtipps“ aus SmartsheetResourceManagement, mit denen Sie Ihre Arbeitsabläufe schneller gestalten können. Ob Anfänger oder erfahrener Profi: Bestimmt gibt es noch den einen oder anderen Kniff, den Sie noch nicht kennen.

Fangen wir an.

10Tipps für geschmeidigere Workflows in SmartsheetResourceManagement (1)

1. Den Zeitplan aus der Projektübersicht als Bild speichern und freigeben

Die Zeitplanvorschau in der Projektübersicht bietet einen schnellen Überblick über alle Phasen und Aufgaben in einem Projekt. Aber wussten Sie, dass sie hier als Bild eingebettet ist?

Dadurch können Sie sie einfach speichern und Ihrem Team bei Statusmeetings zeigen oder wenn jemand den aktuellen Zeitplan benötigt.

Und so geht's:

  1. Rufen Sie die Projektübersicht auf.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Zeitplan und wählen Sie „Bild speichern als…“.
  3. Speichern Sie es am gewünschten Speicherort– so können Sie es später in Meetings herzeigen, ausdrucken oder verschicken.

2. Hyperlinks in die Projektbeschreibung einfügen

Die neue Projektübersicht dokumentiert Projektergebnisse in der Projektbeschreibung, zeigt das Projektteam und ermöglicht es Ihnen, Projektpläne zu erstellen, die Sie ausdrucken und weiterleiten können.

Es ist jedoch nicht immer möglich, hier alle Infos zu einem Projekt darzustellen. Aus diesem Grund haben wir Hyperlinks in der Projektbeschreibung aktiviert, mit denen sich auf weiterführende Informationen verweisen lässt. So können Sie ganz einfach Links zu gehosteten Dokumenten auf GoogleDrive, Box oder Dropbox bzw. zu anderen Software-Tools wie Trello oder Jira platzieren.

Und so geht's:

  1. Klicken Sie in der Projektübersicht auf „Projektbeschreibung hinzufügen“.
  2. Fügen Sie den gewünschten Link ein.
  3. Wiederholen Sie das für alle weiteren gewünschten Links.
  4. Klicken Sie auf „Speichern“.
10Tipps für geschmeidigere Workflows in SmartsheetResourceManagement (2)

3. Neue Projektphasen und Aufgaben schnell entwerfen

Die Projektplanung kann ein mühseliges Unterfangen sein, wenn man sich schon am Anfang in unzähligen Details verzettelt. Damit das nicht passiert, gibt es jetzt eine neue Methode, mit der Sie Projekte schnell von der Arbeitsliste eines Projekts aus planen können.

Sobald Sie ein neues Projekt hinzugefügt und die allgemeinen Projekteinstellungen festgelegt haben, können Sie zur Arbeitsliste gehen und die Phasen und Aufgaben allein mit der Tastatur schnell entwerfen. Nachdem Sie all diese allgemeinen Informationen eingegeben haben, können Sie zurückgehen und die Zuweisungen für die Arbeitselemente im Einzelnen festlegen.

Und so geht's:

  1. Geben Sie alle zentralen Projektinformationen in die Projekteinstellungen ein.
  2. Rufen Sie die Projekt-Arbeitsliste auf.
  3. Klicken Sie auf „+ Phase“, um eine neue Phase am Ende der Arbeitsliste einzufügen.
  4. Geben Sie den Namen der Phase ein und drücken Sie die Eingabetaste auf der Tastatur, um direkt eine weitere Phase einzufügen. Wiederholen Sie diesen Vorgang für sämtliche Phasen im Projekt.
  5. Passen Sie die Daten der einzelnen Phasen an (dadurch erhalten die hinzuzufügenden Arbeitselemente automatisch dieselben Daten wie die Phasen).
  6. Fahren Sie mit der Maus über einen Phasennamen und klicken Sie auf „+ Arbeitselement“.
  7. Geben Sie den Namen des Arbeitselements ein und drücken Sie die Eingabetaste auf der Tastatur, um direkt ein weiteres Arbeitselement einzufügen. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle weiteren Projektleistungen in den einzelnen Phasen.
  8. Passen Sie die Daten und Details der einzelnen Arbeitselemente in jeder Phase an.

4. Arbeitselemente mit Beschreibungen und Aufgaben versehen

Arbeitselemente sind ideal, um die durchzuführenden Arbeiten innerhalb von Projektphasen genauer zu beschreiben. Doch was, wenn Sie noch detailliertere Informationen brauchen? Hier kommen Aufgaben und Notizen ins Spiel.

Sie können jetzt nämlich genauere Informationen zu den einzelnen Arbeitselementen hinzufügen, etwa Notizen zur durchzuführenden Arbeit, Hyperlinks zu relevanten Dokumenten und Software-Tools oder eine genaue Auflistung der Aufgaben, die abgeschlossen werden müssen, um die Arbeit zu liefern.

Und so geht's:

  1. Rufen Sie die Arbeitsliste in einem beliebigen Projekt auf.
  2. Klicken Sie auf das Arbeitselement, das Sie bearbeiten möchten. Daraufhin erscheint rechts ein neuer Bereich.
  3. Klicken Sie dort auf „Beschreibung hinzufügen“ und geben Sie Notizen und weitere Informationen ein, etwa Links zu anderen projektbezogenen Websites oder Dokumenten.
  4. Klicken Sie auf „Aufgabenliste hinzufügen“, um eine Reihe von Aufgaben für das Arbeitselement einzugeben. Drücken Sie nach der Eingabe des Namens jeder neuen Aufgabe auf die Eingabetaste, um Ihre Aufgabenliste zu erstellen.
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5. Ein Arbeitselement einfügen, ohne eine Person zuzuweisen

Manchmal weiß man bei der Planung eines neuen Projekts anfangs noch nicht, wer für eine bestimmte Arbeit zuständig sein soll. In solchen Fällen können Sie ein neues Arbeitselement hinzufügen, ohne es einer bestimmten Person zuzuweisen.

Beachten Sie, dass Sie in einem Arbeitselement Zeit nur dann zuweisen können, wenn eine Ressource zugewiesen ist. Sie können jedoch eine Platzhalter-Ressource eingeben und für diesen Platzhalter Zeit zuweisen. Mit diesem kleinen Trick können Sie genaue Prognosen für Projekte erstellen, ohne gleich den einzelnen Arbeiten konkrete Personen zuweisen zu müssen.

Und so geht's:

  1. Klicken Sie in der Arbeitsliste des Projekts entweder oben in der Liste auf „+Arbeitselement“ oder indem Sie mit der Maus über eine bestimmte Phase fahren.
  2. Klicken Sie auf den Datumsbereich, um die Daten für das Arbeitselement zu ändern.
  3. Um eine Platzhalter-Ressource hinzuzufügen, fahren Sie mit der Maus über das Arbeitselement und klicken Sie auf „Zuweisen“. Wählen Sie den entsprechenden Platzhalter aus der Liste der Personen und Ressourcen aus.
  4. Nach Zuweisung eines Platzhalters können Sie einem Arbeitselement Zeit zuweisen.

6. Bei der Erstellung von Aufgaben das Datum auf den heutigen Tag oder das Startdatum der Phase festlegen

Diese Funktion ist nicht direkt versteckt, kann aber leicht übersehen werden. Wenn Sie einen Datumsbereich für ein Projekt oder eine Phase festlegen, erscheint unter dem Kalender im rechten Bereich eine Verknüpfung mit den Worten „Auf heute festlegen“. Bei Arbeitselementen erscheint außerdem eine Verknüpfung mit den Worten „Auf Startdatum/Enddatum der Phase festlegen“.

Dadurch können Sie Daten für Phasen und durchzuführende Aufgaben schnell ändern, ohne sich durch den Kalender klicken zu müssen.

Und so geht's:

  1. Klicken Sie auf einen Datumsbereich für ein Projekt, eine Phase oder ein Arbeitselement.
  2. Zum Festlegen eines Startdatums klicken Sie unterhalb des Kalenders auf „Auf heute festlegen“ bzw. auf „Auf Startdatum der Phase festlegen“.
  3. Zum Festlegen eines Enddatums klicken Sie unterhalb des Kalenders auf „Auf heute festlegen“ bzw. auf „Auf Enddatum der Phase festlegen“.
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7. In der Arbeitsliste nach Status filtern

In der Standardeinstellung sind in einer Arbeitsliste alle Arbeitselemente unter jeder Phase des Projekts aufgeführt. Das bietet eine sehr gute Übersicht über alle aktiven Arbeiten. Doch was, wenn Sie nur die bereits abgeschlossenen, die verspäteten oder die aktuell gesperrten Arbeiten sehen möchten? In diesem Fall können Sie nach Status filtern, um so schnell die Informationen zu finden, die Sie brauchen. Sie sparen dadurch Zeit, die Sie für wichtigere Dinge nutzen können.

Und so geht's:

  1. Klicken Sie oben in der Projekt-Arbeitsliste auf „Status: Alle“.
  2. Setzen bzw. entfernen Sie die Markierung in allen Kontrollkästen durch Klicken auf „Keine“ oder „Alle“.
  3. Alternativ entfernen Sie die Markierung bei bestimmten Arbeitsstatus in der Liste, um die Anzeige einzugrenzen.

8. Vom Ressourcenplaner zu einer Projekt-Arbeitsliste springen

Sie können mit der Maus über eine beliebige Phase oder Aufgabe im Zeitplan fahren, um allgemeine Informationen über die Arbeit einzusehen. Doch selbst mit diesen Informationen kann es manchmal schwierig sein, alle Einzelheiten der Arbeit zu erfassen.

Die gute Nachricht: Es gibt eine einfache Möglichkeit, um schnell aus dem Zeitplan zur Arbeitsliste eines beliebigen Projekts zu springen.

Und so geht's:

  1. Klicken Sie auf ein beliebiges Projekt oder eine Phase im Ressourcenplaner. Es öffnet sich ein Menü zur Eingabe von Informationen.
  2. Klicken Sie auf das Stiftsymbol (das zweite Symbol in der Liste).
  3. Klicken Sie in diesem neuen Unterbereich auf „Details anzeigen“, um direkt zur Arbeitsliste des Projekts zu gelangen.
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9. Phasen auf der Arbeitsliste minimieren

Bei längeren Projekten mit vielen Phasen und zu erledigenden Aufgaben kann die Arbeitsliste irgendwann unübersichtlich werden. Um mehr Klarheit zu erhalten, können Sie die Phasen auf der Arbeitsliste einklappen, sodass Sie nur die Bereiche im Projekt sehen, die für Sie gerade wirklich relevant sind.

Und so geht's:

  1. Klicken Sie in der Arbeitsliste des Projekts auf den kleinen Pfeil, der sich links neben der Projektphase befindet.
  2. Die Phase wird ausgeblendet und alle damit verbundenen Arbeitselemente sind nicht mehr zu sehen.

10. Zuweisungen auf dem Zeitplan duplizieren

Manchmal müssen mehrere Personen an ein und derselben Aufgabe arbeiten. Allerdings würde es viel Zeit kosten, mehrere identische Arbeitselemente zu erstellen und sie verschiedenen Personen zuzuweisen.

Mit dieser einfachen Lösung können Sie Zuweisungen auf dem Zeitplan duplizieren und schnell mehrere Kopien davon erzeugen. Diese identischen Zuweisungen können dann auch anderen Personen zugewiesen werden.

Und so geht's:

  1. Klicken Sie in der Arbeitsliste des Projekts auf den kleinen Pfeil, der sich links neben der Projektphase befindet.
  2. Die Phase wird ausgeblendet und alle damit verbundenen Arbeitselemente sind nicht mehr zu sehen.
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